CÁCH TRỘN VĂN BẢN TỪ EXCEL SANG WORD 2010

bạn đang phải làm thông báo để gửi tới một danh sách lớn nhân sự trong doanh nghiệp và nhiều người đang loay hoay lần chần làm chũm nào thay thế sửa chữa cho giải pháp làm bằng tay thủ công rất mất thời gian, rất nhàm chán. Bạn muốn có một chiến thuật để thực hiện các bước này một phương pháp nhanh nhất, về tối ưu nhất với tiết kiệm thời hạn nhất. Nhưng nếu không đọc bài viết này, bạn sẽ vẫn cần làm bởi phương pháp bằng tay thủ công thôi. Để tiến hành một thông tin hoặc một văn bạn dạng có nội dung mang tính chất thắt chặt và cố định và được gửi cho các người, thì bạn cần sử dụng công dụng trộn thư hay còn gọi là trộn văn bạn dạng trong ứng dụng microsoft word mà bạn hay được sử dụng hàng ngày.Bạn sẽ xem: cách trộn văn bản từ excel thanh lịch word 2010

bài viết này sẽ từng bước một hướng dẫn bạn phương thức trộn câu chữ văn bạn dạng có tính chất thắt chặt và cố định tới từng nhân sự có dữ liệu được tổ chức trong file excel một cách nhanh nhất sẽ giúp bạn xử lý bài toán không phải tiến hành một cách bằng tay thủ công như được trình diễn ở trên.

Bạn đang xem: Cách trộn văn bản từ excel sang word 2010

Trộn thư (Mail Merge) là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, khả năng này giúp bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…

bài xích toán điển hình được đưa ra ở đây là tạo các thông báo trả lương lừ đừ tới từng nhân viên cấp dưới trong công ty.

bởi vậy để triển khai trộn văn bản (trộn thư) nhằm mục đích tạo thành thông báo cho toàn thể nhân viên trong thời hạn nhanh nhất, ta sẽ tiến hành làm tuần tự theo mỗi bước sau:

1. Bước 1: chuẩn bị file danh sách nhân sự và file ngôn từ thông báo

như vậy để giải quyết bài toán này bằng phương pháp trộn thư (trộn văn bản), ta phải tạo một file word chứa cấu trúc và văn bản của thông tin trả chậm rì rì lương, file sót lại chứa danh sách của toàn thể nhân sự trong công ty mà các bạn cần tạo nên và gửi mang lại họ được tàng trữ dưới dạng file excel (xls hoặc xlsx). Bạn có thể theo dõi mẫu hai file này theo hình dưới đây:


*

Hình 1: mẫu mã file Excel cất danh sách nhân viên trong công ty


*

Hình 2: mẫu mã file Word chứa nội dung thông tin cần gửi đến nhân viên

 2. Cách 2: Sử dụng tác dụng Mail Merger của word để ban đầu trộn văn bản

Để tiến hành bước này, các bạn cần bảo đảm an toàn file excel cất danh sách nhân viên trong công ty đã được đóng, khi ấy bạn mở file word đựng nội dung thông báo ra và kích chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn triển khai tuần trường đoản cú theo những ô hình chữ nhật mầu này được mô tả như hình minh họa bên dưới đây.


*

Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản

3. Bước 3: lựa chọn file Excel chứa dữ liệu danh sách nhân viên để triển khai cơ sở trộn văn bản

Ở bước này các bạn chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn thực hiện tương từ theo sản phẩm công nghệ tự như hình minh họa bên dưới.


*

Hình 4: Chọn file Excel chứa danh sách nhân viên

tiếp theo bạn chọn thư mục đựng file Excel danh sách nhân viên công ty bạn, trong trường thích hợp này Uy nhằm ngoài màn hình hiển thị nên sẽ chọn Desktop (6) => Chọn file Excel đựng danh sách nhân viên cấp dưới (7) => lựa chọn Open. Tiến hành như hình dưới.


*

Hình 5: Chọn tệp tin Excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới (tiếp)


Hình 6: lựa chọn File Excel cất danh sách nhân viên (tiếp)

4. Cách 4: Chọn các dòng đề nghị lấy dữ liệu để chèn vào tệp tin word câu chữ thông báo 

Ở bước này, bạn chọn Edit Recipient List => bỏ chọn những dòng đầu, chỉ chọn các dòng chứa dữ liệu cần đưa vào file Word cơ mà thôi.

Xem thêm: Tour Du Lịch Đà Lạt Festival Hoa Đà Lạt 2021 Tổ Chức Ngày Nào?

Trong cửa sổ mới mở ra, bạn kích lựa chọn vào các ô ứng với trang bị tự 11, 12 nhằm hủy chọn vị 2 chiếc này cất tiêu đề của bảng hoặc dữ liệu ngoài bảng mà không hẳn là tài liệu cần lấy để lấy vào thông báo. Dữ liệu lấy bước đầu từ số trang bị tự 1, các bạn xem giống như như hình bên dưới.

 

Hình 7: Chọn các dòng phải lấy dữ liệu để chèn vào tệp tin word câu chữ thông báo

Bạn chăm chú các tên cột được hiển thị ứng với các số sản phẩm công nghệ tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này tương ứng với những cột vào bảng dữ liệu bên dưới ở hình vẽ trên – các cột này được hotline là “Trường dữ liệu“, ráng thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên gọi cột “Stt”, F2 là tên cột của “Họ với tên”, F3 là tên gọi cột của “Ngày tháng năm sinh”…Bạn ghi nhớ để tại bước tiếp theo chúng ta sẽ chèn tài liệu vào tệp tin word trường đoản cú tên những trường tài liệu này.

sau khoản thời gian thực hiện xong, chúng ta chọn Ok để hoàn thành.

5. Bước 5: Chèn trường tài liệu từ file Excel vào câu chữ file word

Ở bước này, chúng ta đặt con trỏ con chuột vào vị trí đề nghị chèn trường dữ liệu khớp ứng vào, trong việc này Uy thực hiện tuần tự như sau:

+ Đặt con trỏ vào trước tự “Số: ” (Số thông báo) => Kích lựa chọn Insert Merge Field => chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó chính là cột số trang bị tự vào bảng danh sách nhân viên cấp dưới đã được chăm chú ở trên).

+ Làm tựa như cho bài toán chèn tên nhân viên vào trước tự “Kính gửi: Bạn ” => Kích chọn Insert Merge Field => chọn F2 (đây đó là cột Họ và tên);

+ Làm tựa như cho bài toán chèn Lý bởi trả chậm rì rì lương vào trước từ bỏ “Nêu nguyên nhân chậm lương:  ” => Kích lựa chọn Insert Merge Field => lựa chọn F8 (đây chính là cột Ghi chú vào bảng dữ liệu);

Bạn tiến hành tương từ bỏ như hình dưới:


Hình 8: Chèn trường tài liệu vào ngôn từ file word

6. Bước 6: Hiển thị công dụng và dịch rời giữa những nhân sự để sở hữu thông báo tương ứng

Để hiển thị kết quả trộn thư (trộn văn bản) các bạn đã làm cho ở quá trình trên, bạn kích chuột vào hình tượng Preview Result (20), lúc đó thông tin sẽ hiển thị thông nội dung thông tin tới nhân sự thứ nhất trong danh sách. Để dịch chuyển giữa những nhân viên bạn kích con chuột vào hình tượng có số thứ tự 21, 22 như hình dưới.


Đến đây bạn hoàn toàn rất có thể in ấn cùng gửi cho nhân viên trong công ty bạn rồi!

các bạn hãy tải file thực hành về trên đây: File thực hành thực tế trộn văn bản – password giải nén: baohiemlienviet.com

bạn hãy theo dõi thường xuyên các nội dung bài viết trên baohiemlienviet.com để tiếp cận nội dung bài viết hướng dẫn bạn cách thức trộn văn phiên bản và gửi tặng cho nhân viên cấp dưới qua con đường mail mà không cần phải in bản cứng với phát đến nhân viên.